Comment écrire un email professionnel en 4 points de réussite

Comment écrire un email professionnel en 4 points de réussite

Savez-vous comment écrire un email professionnel pour votre campagne de communication ? Savez-vous qu’Internet, est source d’économies pour votre communication par emailing ?

Dans mon entreprise j’ai rapidement pris conscience de cette source d’économies par rapport à un envoi de courrier papier. J’ai alors décidé de récolter le maximum d’adresse e-mail de mes clients pour leur envoyer régulièrement nos promos et nos informations.

Un e-mailing, c’est peu de frais (0.010 à 0.30€ en fonction de la quantité d’envoi d’email), avec un impact réel, à condition de respecter les lois (CNIL) et le code de déontologie de votre entreprise.

Internet permet à votre entreprise de faire énormément de choses, y compris l’envoi d’e-mail. Souvent, les chefs de petites entreprises utilisent leur boîte e-mail juste pour recevoir du courrier, de l’info ou à titre personnel. Grosse erreur !

 Le coût d’un envoie e-mail est très faible. Aucun autre outil de communication n’est aussi peu cher et facile à mettre en oeuvre, alors autant mettre une campagne de diffusion en oeuvre grâce à cette technique. Alors allons-y, pour savoir comment écrire un email professionnel !

Voici quatre conseils pour savoir comment écrire un email professionnel

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Ecrire un email professionnel efficace grâce à vos choix techniques.

Vous pouvez envoyer un email professionnel au format HTML, très sophistiquées avec des mots en gras, du texte souligné, de la couleur, mais c’est une erreur.

Votre choix de l’esthétique ne paiera pas. Souvent beaucoup de gens ne désirent pas recevoir ce genre de email, alors il configure leur logiciel de réception pour ne recevoir que du texte.

Le mieux est le brut de brut, du texte simple, bien aéré, lisible avec des phrases courtes. A mes débuts je ne savais pas comment écrire un mail professionnel et je commettais cette erreur.

2. Soyez bref et direct, allez à l’essentiel.

Généralement, un e-mail d’introduction est cours. Le prospect y répond avec spontanéité lorsqu’il est facile à lire, avec une lecture rapide. (utiliser un maximum de 55 caractères par ligne)

  • Pour savoir comment écrire un email professionnel, vous devez apprendre à le faire paraître comme un envoi individuel.

Personnaliser votre envoi comme celui d’une personne à une autre personne. Si vous utilisez un auto-répondeur (Aweber ou Cybermailing) , pour écrire un émail professionnel vous ne devez pas laisser paraître celui-ci comme un envoi par une machine.

Pour que votre e-mail soit personnalisé, insérer le prénom de la personne dans l’objet et le corps de votre e-mail. Cette astuce donne autant de poids à votre objet qu’à l’accroche de votre e-mail.

  • Comment écrire un email professionnel avec un texte précis qui va à l’essentiel.

Le ton du e-mail doit être plus direct qu’un courrier postal. N’utilisez pas les mêmes formules que le courrier papier tel que « M., Mme ».

Débutez votre e-mail avec un simple bonjour suivi du prénom de la personne.

En fin de e-mail, pas de « salutations distinguées », plutôt un mot bref « amicalement ou cordialement ou à bientôt » puis votre nom et adresse numéro de téléphone e-mail de votre société, une signature complète.

Sous vos coordonnées vous pouvaient rajouter une signature de marketing. Ce peut être les heures d’ouverture, des promos, un texte et un lien vers votre site.

Vous pouvez aussi ajouter un post-scriptum, que les internautes n’hésiteront pas lire. Ces petites astuces pour savoir comment écrire un email professionnel sont redoutables.

3. Faites attention à la mise en page pour écrire un email professionnel

La mise en page est importante pour la visualisation de votre e-mail. Un e-mail bien mis en page est moins fatigant pour les yeux et se lit facilement.

  • Pour écrire un email professionnel, ne laissez pas votre logiciel gérer le retour à la ligne . Vous devez opter pour le retour à la ligne, soit en manuel, soit vous faites formater votre texte par un logiciel de formatage comme celui que je vous propose ci-dessous :

Pour écrire un email professionnel, mettez toujours une limite de caractères en longueur de ligne, l’idéal se situant entre 45 et 60 caractères. Des études ont permis de prouver que les lignes courtes fatiguent moins l’oeil.

J’utilise toujours ce script lorsque j’envoie des e-mails et je le configure à 55 caractères par ligne, c’est très important pour que votre texte soit lu jusqu’au bout.

  • Ecrire un email professionnel nécessite d’aéré votre texte par des paragraphes réguliers de courtes phrases.

La position de chaque mot compte. Un mot fort lié à une promo pour un produit doit être plutôt placé en début ou en fin de phrase. Il ne doit pas être noyé dans le texte.

4. Faciliter la réponse et la communication

Pour savoir comment écrire un email professionnel,vous devez toujours demander une action à votre prospect, ainsi il aura tendance à effectuer cette action.

  • Sur tout les logiciels de messagerie, il y a le bouton répondre. Celui-ci évite de retaper l’adresse e-mail du destinataire. Il suffit de cliquer dessus pour répondre. Vous pouvez le spécifié lorsque vous allez écrire un email professionnel.
  • Évitez dans vos emailings de mettre la phrase typique « pour en savoir plus envoyer le coupon-réponse ». Préférez celle-ci : « Cliquez sur le bouton répondre de votre messagerie, et indiquez-moi le produit à propos duquel vous voulez des renseignements »

Vous recevrez ainsi des e-mails avec l’adresse électronique de votre interlocuteur. À savoir que si vous allez écrire un e-mail professionnel, l’adresse d’un site http ://mon site.com devient un lien cliquable. Vous pouvez alors dire : pour en savoir plus sur nos produits cliquez sur cette adresse :

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Comment écrire un email professionnel: évitez de faire du spam

Savoir comment écrire un email professionnel sans erreurs

Attention évitez de spammer. Le spam c’est l’envoi de e-mails à des personnes qui ne vous ont rien demandé. Vous risqueriez d’avoir des problèmes avec la justice, mais aussi recevoir des e-mails d’insultes ou pire des e-mails bombes tels que des dizaines d’envois de dictionnaires électroniques pour saturer votre messagerie, voire même des virus.

Soyez sérieux dans votre emailing !

Conseils : si vous avez un site vous pouvez utiliser un autorépondeur pour y insérer une boîte d’inscription à votre newsletter. Cela vous permettra de capter l’adresse de vos clients et prospects pour ensuite leur envoyer régulièrement des informations, des promos de votre entreprise, puisqu’ils l’ont demandé.

À retenir pour savoir comment écrire un email professionnel:

  • Rédigez dès e-mail sans fioritures, juste du texte
  • Formulez des messages brefs, concis et utiliser le langage Internet. Bonjour prénom-cordialement-amicalement et n’oubliez pas la signature
  • Votre mise en page doit être de lignes courtes 45 à 60 caractères
  • Poussez votre interlocuteur à l’action par une phrase en fin de texte soit par le bouton répondre ou pour en savoir plus sur vos produits « cliquez ici ». Une seule demande à l’action par e-mail

Mais vous, utilisez-vous l’emailing vers vos clients et prospects? Savez-vous comment écrire un mail professionnel et quels en sont vos retours ?

 Crédit photo: Stuart Miles

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